KI-Telefonassistent für Steuerberater und Steuerkanzleien
In Steuerkanzleien häufen sich Anrufe genau dann, wenn alle am Schreibtisch gebraucht werden: vor Abgabeterminen, zum Monatswechsel bei der Lohnabrechnung und wenn Bescheide verschickt werden. Ein KI-Telefonassistent für Steuerberater nimmt diese Anrufe an, ordnet sie dem richtigen Team zu und hält fest, was der Mandant braucht. Eine steuerliche Beratung gibt er nicht.
- KI-AssistentSteuerberatung Neumann, guten Tag. Ich bin der KI-Assistent der Kanzlei und nehme Ihr Anliegen auf. Mit wem spreche ich?
- AnruferPetra Lange, Bäckerei Lange. Ich habe eine Nachricht bekommen, dass Belege für die Buchhaltung fehlen.
- KI-AssistentDanke, Frau Lange. Geht es um die Finanzbuchhaltung oder um die Lohnabrechnung?
- AnruferFinanzbuchhaltung. Ich weiß nicht genau, welche Belege gemeint sind.
- KI-AssistentDas kann ich leider nicht einsehen. Ich gebe Ihre Frage an Ihre Sachbearbeiterin in der Buchhaltung weiter, sie meldet sich mit der Liste. Wenn Sie Belege digital hochladen möchten, schicke ich Ihnen den Link zum Upload-Bereich per E-Mail.
- AnruferJa, das wäre gut.
- KI-AssistentErledigt. Die Sachbearbeiterin ist informiert, und der Link kommt an die E-Mail-Adresse, die in Ihrer Mandantenakte steht.
Typische Anrufgründe in der Steuerkanzlei
Fragen zu fehlenden Belegen
Welche Unterlagen gebraucht werden und auf welchem Weg sie in die Kanzlei kommen.
Lohnabrechnung
Neuer Mitarbeiter, Austritt, geänderte Stunden oder Krankmeldung. Der Assistent erfasst die Meldung und gibt sie an die Lohnbuchhaltung.
Bescheid vom Finanzamt erhalten
Datum des Bescheids und Steuerart werden aufgenommen, weil eine Einspruchsfrist laufen kann. Der Fall wird als eilig markiert.
Termin für die Jahresbesprechung
Mit angebundenem Kalender sucht der Assistent passende Zeiten, sonst wird ein Rückruf vereinbart.
Stand der Steuererklärung
Der Assistent nimmt die Frage auf und leitet sie an die zuständige Person, ohne aus der Akte zu berichten.
Neue Mandatsanfrage
Privatperson oder Unternehmen, Rechtsform, gewünschte Leistungen. Über die Annahme entscheidet die Kanzlei.
Anrufe vom Finanzamt
Werden erkannt und je nach Vorgabe direkt durchgestellt.
Organisatorisch ja, steuerlich nein
Das beantwortet der Assistent
Erreichbarkeit, Wege für den Belegversand, welche Unterlagen grundsätzlich für eine Einkommensteuererklärung mitgebracht werden sollten, sofern Sie eine solche Liste hinterlegen, sowie Termine und Zuständigkeiten.
Das bleibt bei Ihren Berufsträgern
Ob etwas absetzbar ist, wie ein Bescheid zu bewerten ist, ob Einspruch sinnvoll ist und alle Fragen zu Gestaltung oder Betriebsprüfung. Fragt ein Mandant danach, sagt der Assistent das offen und vermittelt einen Rückruf.
Ablauf eines Anrufs mit dem KI-Telefonassistenten
- Schritt 1
Begrüßung mit KI-Hinweis
Anschließend fragt der Assistent nach Name und, falls bekannt, Mandantennummer.
- Schritt 2
Zuordnung zum Bereich
Finanzbuchhaltung, Lohn, Jahresabschluss, private Steuererklärung oder Neuanfrage.
- Schritt 3
Eilfälle erkennen
Bescheide, Prüfungsanordnungen oder Mahnungen des Finanzamts werden mit Datum erfasst und sofort weitergeleitet.
- Schritt 4
Notiz an das zuständige Team
Per E-Mail, Teams-Nachricht oder je nach System per Schnittstelle in Ihr Aufgabenmanagement.
Wer bekommt welchen Anruf
| Anliegen | Was die KI tut | Was beim Team landet |
|---|---|---|
| Neuer Mitarbeiter ab Monatsanfang | Fragt Name, Eintrittsdatum, Beschäftigungsart | Meldung an die Lohnbuchhaltung |
| Bescheid erhalten | Nimmt Bescheiddatum und Steuerart auf | Eilige Aufgabe mit Fristhinweis |
| Kann ich mein Arbeitszimmer absetzen? | Erklärt, dass sie keine Steuerberatung gibt | Rückrufbitte an Berufsträger |
| Wo lade ich Belege hoch? | Antwortet aus hinterlegtem Wissen, verschickt Link | Nur Protokoll, keine Aufgabe |
Abgabephasen ohne besetzte Leitungen
Gerade vor Fristen für Jahresabschlüsse oder Erklärungen sind Rückfragen von Mandanten häufig kurz und organisatorisch. Diese Anrufe fängt der Assistent ab, damit Ihr Team konzentriert arbeiten kann. Wer wirklich jemanden sprechen muss, wird verbunden oder erhält einen festen Rückrufwunsch.
Die Anbindung an Ihre Telefonanlage, etwa eine Cloud-Telefonanlage oder Microsoft Teams, erfolgt über SIP oder Rufumleitung. Wie das technisch funktioniert, beschreibt der Ratgeber KI-Assistent an die Telefonanlage anbinden.
Häufige Fragen
Kann der Assistent auf Mandantendaten in unserer Kanzleisoftware zugreifen?
Das ist je nach System und Schnittstelle möglich, aber nicht nötig. Viele Kanzleien beginnen damit, dass der Assistent nur aufnimmt und weiterleitet. Ein lesender Zugriff sollte sorgfältig auf das Nötige beschränkt werden.
Erkennt der Assistent Einspruchsfristen?
Er erkennt, dass ein Bescheid oder ein Schreiben des Finanzamts genannt wird, und erfasst das Datum. Die Fristberechnung und -kontrolle bleibt Aufgabe der Kanzlei.
Was passiert in der Hauptsaison bei vielen gleichzeitigen Anrufen?
Der Assistent kann mehrere Gespräche parallel führen. Wie viele, hängt von der gewählten Infrastruktur ab und wird im Projekt festgelegt.
Können wir Lohnmeldungen direkt strukturiert erhalten?
Ja. Wir legen fest, welche Angaben der Assistent abfragt, und Sie erhalten die Meldung als strukturierte Notiz, etwa per E-Mail oder Webhook.
Ist das DSGVO-konform möglich?
Ja, mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheitsverpflichtung, Hosting in Deutschland oder bei Ihnen und begrenzter Speicherdauer. Mehr im Ratgeber KI-Telefonie und DSGVO.
Hören Sie, wie Ihr Assistent klingt.
In einem kurzen Gespräch klären wir Ihre Anrufgründe. Danach richten wir einen Demo-Assistenten mit Ihren Abläufen ein – zum Anrufen und Ausprobieren.
Demo anfragen → Rückruf vereinbaren Oder direkt anrufen+49 5341 288 4730