KI-Telefonassistent für Zahnarztpraxen
In der Zahnarztpraxis hängt der Tagesplan am Terminbuch: Behandlungszimmer, Behandler und Prophylaxe-Kräfte sind eng getaktet. Ein KI-Telefonassistent für Zahnarztpraxen fängt die Anrufe ab, während Ihre Rezeption mit Abrechnung, Heil- und Kostenplänen und Patienten am Empfang beschäftigt ist. Er unterscheidet Kontrolltermin, Prophylaxe und Schmerzfall und übergibt jedes Anliegen so, dass niemand nachtelefonieren muss.
- KI-AssistentZahnarztpraxis Dr. Keller, Sie sprechen mit dem KI-Assistenten der Praxis. Worum geht es?
- AnruferMir ist eine Füllung rausgebrochen, und seit gestern Abend tut es richtig weh.
- KI-AssistentDas tut mir leid. Ich nehme Sie als Schmerzpatientin auf. Ist die Wange geschwollen oder haben Sie Fieber?
- AnruferGeschwollen nicht, nur der Zahn pocht.
- KI-AssistentDanke. Wie heißen Sie, und unter welcher Nummer erreicht Sie das Team heute?
- AnruferSabine Wolf, mobil unter der Nummer, mit der ich gerade anrufe.
- KI-AssistentIch habe Ihre Nummer übernommen. Die Praxis meldet sich nach der Mittagspause bei Ihnen und sagt, wann Sie heute in die Schmerzsprechstunde kommen können.
Typische Anrufgründe in der Zahnarztpraxis
Schmerzpatienten
Akute Beschwerden werden markiert und mit Angaben zu Schwellung oder Fieber an die Praxis gegeben, damit das Team die Schmerzsprechstunde einplanen kann.
Professionelle Zahnreinigung
PZR-Termine sind planbar. Mit angebundenem Kalender schlägt der Assistent Zeiten der Prophylaxe vor, ohne ihn nimmt er Wunschzeiten auf.
Kontrolle und Recall
Patienten, die auf eine Recall-Erinnerung reagieren, bekommen einen Termin oder werden für die Rezeption vorgemerkt.
Heil- und Kostenplan
Fragen zum Stand eines HKP oder zur Genehmigung durch die Krankenkasse nimmt der Assistent als Rückrufbitte auf. Inhalte des Plans erklärt er nicht.
Absagen und Verschiebungen
Kurzfristige Absagen kommen sofort bei der Rezeption an, damit frei gewordene Behandlungszeit neu vergeben werden kann.
Nachsorge nach Eingriffen
Fragen nach einer Extraktion oder Implantation leitet der Assistent an das Behandlungsteam weiter, bei Blutung oder starken Beschwerden mit hoher Priorität.
Praxisinfos
Öffnungszeiten, Parken, Barrierefreiheit, Angstpatienten-Angebot – alles, was Sie hinterlegen.
Zwei Einsatzmodelle für die Rezeption
Überlauf während der Sprechzeit
Ist die Rezeption besetzt und alle Leitungen belegt, übernimmt der Assistent. Ihr Team telefoniert weiter selbst, verliert aber keine Anrufer an das Besetztzeichen.
Mittagspause, Randzeiten, Urlaub
Wenn niemand am Empfang sitzt, nimmt der Assistent alle Anrufe an, erfasst Termine und Schmerzfälle und gibt die Notizen gesammelt an die Praxis, sobald sie wieder öffnet.
Anliegen, Reaktion, Übergabe
| Anliegen | Was die KI tut | Was bei der Rezeption landet |
|---|---|---|
| Zahnschmerz, Füllung verloren | fragt Schwellung, Fieber, Dauer ab; markiert als Schmerzfall | priorisierte Rückrufbitte |
| PZR-Termin | schlägt Zeiten vor oder notiert Wunschzeitraum | gebuchter Termin oder Terminwunsch |
| Rückfrage zum HKP | nimmt Name, Geburtsdatum und Frage auf | Rückruf durch Verwaltung oder Abrechnung |
| Kind mit Zahnunfall | verweist bei starker Blutung oder Bewusstseinsstörung auf 112, sonst Dringlichkeitsmarkierung | Sofortnotiz an das Behandlungsteam |
| Absage für morgen | erfasst Termin und ob ein Ersatztermin gewünscht ist | frei gewordener Termin zur Neuvergabe |
Ob Termine direkt gebucht werden, hängt von Ihrer Praxissoftware und deren Schnittstelle ab.
Ablauf bei einem Schmerzpatienten
- Schritt 1
Erkennen
Begriffe wie Schmerz, Schwellung, abgebrochen oder Unfall lösen den Schmerzpfad aus.
- Schritt 2
Kurz abfragen
Seit wann, Schwellung, Fieber, Rückrufnummer. Keine Diagnose, keine Empfehlung zu Schmerzmitteln.
- Schritt 3
Notfall abgrenzen
Bei Atemnot, ausgeprägter Schwellung bis zum Auge oder Bewusstseinsstörung erfolgt der Hinweis auf 112.
- Schritt 4
Priorisiert übergeben
Die Notiz geht als dringend markiert an die Rezeption, auf Wunsch zusätzlich per WhatsApp an eine Diensthabende.
- Schritt 5
Außerhalb der Öffnungszeit
Der Assistent nennt den zahnärztlichen Notdienst Ihrer Region, wie Sie ihn hinterlegen.
Grenzen des Assistenten
Angstpatienten, Beschwerden über eine Behandlung oder Diskussionen über Eigenanteile gehören zu Menschen. Der Assistent erkennt solche Gespräche und bietet die Weiterleitung oder einen Rückruf an, statt sie selbst zu führen.
Technisch bleibt Ihre bestehende Telefonie erhalten. Den Weg dorthin beschreibt die Seite Anbindung an Telefonanlage und Cloud-Telefonie. Wie Sie den Assistenten Schritt für Schritt einführen, zeigt der Ratgeber KI-Telefonassistent einführen.
Häufige Fragen
Kann der Assistent direkt Termine in unserer Praxissoftware buchen?
Wenn Ihre Software oder Ihr Online-Terminkalender eine Schnittstelle bietet, ja. Andernfalls nimmt er Terminwünsche auf und übergibt sie an die Rezeption. Das klären wir vor dem Start. Für Humanmedizin gibt es eine eigene Seite: KI-Telefonassistent für Arztpraxen.
Erklärt der Assistent Kosten für Zahnersatz oder Eigenanteile?
Nein. Kostenfragen hängen vom individuellen Befund und vom Heil- und Kostenplan ab. Der Assistent nimmt die Frage auf und sorgt für einen Rückruf durch Ihre Verwaltung.
Wie werden Schmerzpatienten von normalen Terminwünschen unterschieden?
Über Schlüsselbegriffe und gezielte Rückfragen. Die Kriterien legen Sie fest. Schmerzfälle werden in der Notiz markiert und können zusätzlich über einen eigenen Kanal gemeldet werden.
Was sagt der Assistent am Wochenende?
Er nimmt Anliegen für den nächsten Praxistag auf und nennt bei akuten Beschwerden den regionalen zahnärztlichen Notdienst, den Sie hinterlegen. Bei lebensbedrohlichen Situationen verweist er auf 112.
Können wir den Assistenten auch für Recall-Anrufe nutzen?
Ausgehende Anrufe sind technisch möglich, setzen aber eine Rechtsgrundlage voraus, etwa eine Einwilligung des Patienten. Häufiger sinnvoll ist, dass der Assistent eingehende Rückmeldungen auf Ihre Recall-Schreiben bearbeitet.
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In einem kurzen Gespräch klären wir Ihre Anrufgründe. Danach richten wir einen Demo-Assistenten mit Ihren Abläufen ein – zum Anrufen und Ausprobieren.
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