Die Kostenbestandteile eines KI-Telefonassistenten
Fast jedes Angebot lässt sich auf diese Bausteine zurückführen. Wer sie kennt, kann Angebote besser vergleichen und versteht, welche Stellschrauben den Preis bewegen.
Einrichtung und Konzeption
Analyse der Anrufgründe, Gesprächsleitfaden, Wissensbasis, Übergaberegeln, Begrüßung und Tests. Der Aufwand steigt mit der Zahl der Anliegen und Sonderfälle.
Telefonie
Eine Rufnummer oder die Anbindung an Ihre bestehende Anlage sowie die Gesprächsminuten, die über den Telefonanbieter laufen.
Sprachbausteine
Spracherkennung, Sprachmodell und Sprachausgabe. Bei gehostetem Betrieb werden sie meist nutzungsabhängig berechnet, also nach Gesprächsdauer oder Verarbeitungsmenge.
Eigene Hardware bei On-Premise
Wird die KI auf Ihren Servern betrieben, entfallen nutzungsabhängige Gebühren für Sprachbausteine weitgehend. Dafür kommen Anschaffung oder Miete von Servern, Strom und Wartung hinzu.
Schnittstellen
Anbindung an Kalender, CRM, Ticketsystem oder Branchensoftware. Je nach System reicht ein Webhook, oder es ist eine eigene Integration nötig.
Betrieb und Wartung
Überwachung, Updates, Fehlerbehebung und Datensicherung. Bei gehostetem Betrieb meist Teil einer laufenden Gebühr.
Anpassungen
Neue Anliegen, geänderte Abläufe, zusätzliche Sprachen oder Rufnummern. Sie fallen im Lauf der Zeit fast immer an.
Was den Preis besonders beeinflusst
Den größten Einfluss hat meist das Anrufaufkommen. Wer viele und lange Gespräche über die KI führt, zahlt bei nutzungsabhängigen Modellen entsprechend mehr für Telefonie und Sprachbausteine. Ebenso wichtig ist die Zahl gleichzeitiger Gespräche: Sollen zu Spitzenzeiten viele Anrufe parallel angenommen werden, muss die Infrastruktur dafür ausgelegt sein.
Ein zweiter Faktor ist die Tiefe der Integration. Ein Assistent, der Anliegen aufnimmt und als E-Mail weitergibt, ist schneller eingerichtet als einer, der Termine in einer Branchensoftware bucht und Kundendaten abgleicht. Dritter Faktor ist der Betriebsort: Ein Betrieb auf eigenen Servern verschiebt Kosten von laufenden Gebühren hin zu Investition und eigenem Betriebsaufwand. Welche Variante passt, erklärt der Ratgeber KI lokal betreiben.
Auch die Qualitätsansprüche spielen eine Rolle. Natürlichere Stimmen, größere Sprachmodelle oder zusätzliche Sprachen können die laufenden Kosten erhöhen. Hier lohnt es sich, zu testen, welche Qualität für Ihre Anrufer tatsächlich nötig ist. Nicht jeder Einsatz braucht das größte verfügbare Modell. Für die Aufnahme von Rückrufbitten genügt oft ein kompaktes Modell, während ein Assistent mit vielen Rückfragen und Fachwissen mehr Leistung benötigt.
Preismodelle im Vergleich
Am Markt begegnen Ihnen vor allem drei Modelle. Sie lassen sich auch kombinieren.
| Modell | So funktioniert es | Passt eher, wenn … |
|---|---|---|
| Pauschal | Fester Betrag pro Monat, oft mit einem enthaltenen Gesprächskontingent | das Anrufaufkommen gut planbar ist und Sie feste Budgets bevorzugen |
| Nutzungsbasiert | Abrechnung nach Gesprächsminuten oder Anzahl der Gespräche, ggf. plus Grundgebühr | das Aufkommen schwankt oder Sie klein starten möchten |
| Eigener Betrieb | Einmalige Einrichtung, eigene Hardware, optional Wartungsvertrag | hohe Anforderungen an Datenhoheit bestehen und eigene IT vorhanden ist |
Unabhängig vom Modell gilt: Die interne Arbeitszeit für Vorbereitung und Tests taucht in keinem Angebot auf, gehört aber in Ihre Kalkulation. Achten Sie bei jedem Modell darauf, ob Telefonie, Sprachbausteine und Anpassungen enthalten sind oder separat berechnet werden.
Wirtschaftlichkeit selbst rechnen
Ob sich ein KI-Telefonassistent lohnt, hängt von Ihrem Betrieb ab. Mit diesen Schritten kommen Sie zu einer eigenen, belastbaren Einschätzung.
- Schritt 1
Unbeantwortete Anrufe ermitteln
Werten Sie aus Ihrer Telefonanlage aus, wie viele Anrufe in einem typischen Monat nicht angenommen wurden, und zu welchen Zeiten.
- Schritt 2
Wert eines Anrufs schätzen
Wie viele Anrufe führen bei Ihnen zu einem Auftrag oder Termin, und was ist ein solcher Auftrag durchschnittlich wert? Nehmen Sie Ihre eigenen Erfahrungswerte.
- Schritt 3
Zeitaufwand im Team bewerten
Wie viel Arbeitszeit fließt heute in Annahme, Rückrufe und das Abhören der Mailbox? Bewerten Sie diese Zeit mit Ihren internen Stundensätzen.
- Schritt 4
Kosten gegenüberstellen
Setzen Sie die zurückgewonnenen Aufträge und die eingesparte Zeit ins Verhältnis zu Einrichtung und laufenden Kosten.
- Schritt 5
Nach dem Start nachmessen
Vergleichen Sie nach einigen Wochen Betrieb die tatsächlichen Werte mit Ihrer Annahme.
Worauf Sie bei Angeboten achten sollten
- Sind Telefonie, Sprachbausteine und Hosting im Preis enthalten oder kommen sie hinzu?
- Wie werden Gespräche abgerechnet: pro angefangener Minute, pro Sekunde oder pro Gespräch?
- Was kosten spätere Änderungen am Gesprächsleitfaden oder an der Wissensbasis?
- Sind Schnittstellen zu Ihrem CRM, Kalender oder Ticketsystem enthalten?
- Wo werden die Daten verarbeitet, und gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
- Welche Laufzeit und Kündigungsfrist gilt?
- Können Sie die Bausteine später wechseln, ohne neu anfangen zu müssen?
So kalkuliert Mercolutio
Mercolutio baut KI-Telefonassistenten auf eigener Sprach-Infrastruktur und wählt die Bausteine je Projekt. Deshalb gibt es keinen festen Tarifkatalog, sondern ein individuelles Angebot mit eigenem Tarif, das sich an Ihrem Anrufaufkommen, den gewünschten Schnittstellen und dem Betriebsort orientiert. Betrieben wird entweder auf Servern in Deutschland bzw. der EU oder bei Ihnen vor Ort.
Für ein Angebot brauchen wir eine grobe Vorstellung Ihrer Anrufgründe, des Aufkommens und der Systeme, an die angebunden werden soll. Am einfachsten starten Sie über die Demo- und Rückrufanfrage. Was der Assistent im Einzelnen leisten kann, beschreibt die Seite KI-Telefonassistent.