KI-Telefonassistent für Anwaltskanzleien
In vielen Kanzleien ist das Sekretariat das Nadelöhr: Termine, Akteneinsicht, Rückrufwünsche und neue Mandatsanfragen laufen über wenige Leitungen. Ein KI-Telefonassistent für Kanzleien nimmt diese Anrufe an, erfasst das Anliegen sachlich und bringt eilige Fälle sofort zu einem Menschen. Rechtliche Einschätzungen gibt er nie, das bleibt bei Ihren Anwältinnen und Anwälten.
- KI-AssistentKanzlei Hoffmann und Partner, guten Tag. Sie sprechen mit einer KI, die Ihr Anliegen aufnimmt. Sind Sie bereits Mandant bei uns?
- AnruferJa, Frau Hoffmann betreut mich. Ich habe heute einen Bescheid bekommen, da steht eine Frist drin.
- KI-AssistentVerstanden. Bitte nennen Sie mir Ihren Namen und das Datum, das im Schreiben als Frist oder Zustelldatum steht. Inhaltlich bewerten kann ich das Schreiben nicht.
- AnruferMartin Keller. Zugestellt wurde es gestern, die Frist ist ein Monat.
- KI-AssistentDanke, Herr Keller. Das ist eine Fristsache, deshalb verbinde ich Sie jetzt mit dem Sekretariat von Frau Hoffmann. Falls dort niemand frei ist, wird Ihr Anliegen als eilig markiert und heute noch zurückgerufen.
- AnruferGut, danke.
Typische Anrufgründe in der Kanzlei
Neue Mandatsanfrage
Rechtsgebiet, Gegenseite, kurze Schilderung und gewünschter Kontaktweg. Ob das Mandat angenommen wird, entscheidet die Kanzlei.
Fristsache oder Zustellung
Bescheid, Klage, Kündigung oder Mahnbescheid mit Datum: Solche Anrufe werden sofort an einen Menschen weitergegeben.
Sachstandsanfrage laufender Mandate
Der Assistent nimmt Aktenzeichen und Frage auf, nennt aber keine Inhalte aus der Akte.
Besprechungstermin vereinbaren oder verlegen
Mit angebundenem Kalender werden freie Termine vorgeschlagen, sonst ein Rückruf vorgemerkt.
Unterlagen nachreichen
Wohin Dokumente geschickt werden können und welche Wege die Kanzlei akzeptiert, beantwortet der Assistent aus hinterlegtem Wissen.
Anrufe von Gerichten, Behörden und Gegenseite
Diese werden erkannt und je nach Vorgabe direkt an das zuständige Sekretariat durchgestellt.
So sortiert der KI-Telefonassistent Kanzleianrufe
- Schritt 1
Begrüßung und KI-Hinweis
Transparent nach EU AI Act Art. 50, verbunden mit der Frage, ob der Anrufer bereits Mandant ist.
- Schritt 2
Fristprüfung zuerst
Nennt der Anrufer ein Zustelldatum, eine Frist oder einen Gerichtstermin, geht der Anruf vor allem anderen an das Sekretariat.
- Schritt 3
Anliegen aufnehmen
Bei Neuanfragen Rechtsgebiet, Gegenseite und Kurzschilderung, bei Mandanten Aktenzeichen und Frage.
- Schritt 4
Übergabe an die Kanzlei
Gesprächsnotiz per E-Mail oder je nach System per Schnittstelle in die Kanzleisoftware, mit Kennzeichnung Neuanfrage, Mandant oder eilig.
Anliegen, Reaktion des Assistenten, Ergebnis
| Anliegen | Was die KI tut | Was beim Team landet |
|---|---|---|
| Was kann ich gegen die Kündigung tun? | Sagt freundlich, dass sie keine Rechtsauskunft gibt, und nimmt die Anfrage auf | Neuanfrage Arbeitsrecht mit Kündigungsdatum, als eilig markiert |
| Wie ist der Stand in meiner Sache? | Fragt nach Name und Aktenzeichen | Rückrufwunsch an die zuständige Bearbeitung |
| Gegnerischer Anwalt ruft an | Erkennt die Rolle und stellt durch oder notiert Rückruf | Gesprächswunsch mit Aktenzeichen |
| Was kostet eine Erstberatung? | Nennt nur, was Sie dazu hinterlegt haben, sonst Rückruf | Anfrage mit Hinweis auf Kostenfrage |
Was bewusst beim Menschen bleibt
Konfliktprüfung, Mandatsannahme und jede Aussage zur Rechtslage gehören in die Hände der Berufsträger. Der Assistent erfasst den Namen der Gegenseite, damit Ihr Team die Kollisionsprüfung schnell anstoßen kann, bewertet aber nichts. Auch emotional aufgeladene Gespräche, etwa in Familien- oder Strafsachen, gibt er zügig an einen Menschen weiter.
Wie Sie die Kennzeichnung als KI korrekt formulieren, beschreibt der Ratgeber KI-Kennzeichnung nach EU AI Act. Für Fragen zu Speicherort und Verträgen lohnt der Blick auf Datenschutz und EU-Hosting.
Vor dem Start klären
- Verschwiegenheitsverpflichtung und Auftragsverarbeitungsvertrag
- Welche Stichworte eine Fristsache auslösen
- Durchwahlen oder Mobilnummern für eilige Weiterleitungen
- Ob Gespräche transkribiert werden und wie lange Notizen gespeichert bleiben
- Hinterlegte Antworten zu Erreichbarkeit, Anfahrt und Unterlagenversand
Häufige Fragen
Gibt der Assistent Rechtsauskünfte?
Nein. Er ist so eingerichtet, dass er keine rechtlichen Einschätzungen abgibt und bei solchen Fragen auf das Gespräch mit einer Anwältin oder einem Anwalt verweist.
Wie werden Fristsachen erkannt?
Sie legen fest, welche Begriffe und Situationen als Frist gelten, etwa Zustellung, Bescheid, Klage oder Gerichtstermin. Dann verbindet der Assistent sofort oder markiert den Vorgang als eilig. Eine Fristenkontrolle in der Kanzlei ersetzt das nicht.
Kann der Assistent an unsere Kanzleisoftware angebunden werden?
Je nach System und Schnittstelle ja, zum Beispiel per Webhook. Alternativ kommt die Gesprächsnotiz per E-Mail. Details unter Anbindung.
Werden Gespräche aufgezeichnet?
Nur wenn Sie das wünschen und der Anrufer eingewilligt hat. Standard ist eine schriftliche Gesprächsnotiz mit begrenzter Speicherdauer.
Lässt sich der Assistent mit der Telefonanlage der Kanzlei verbinden?
In der Regel ja, über SIP oder Rufumleitung. Sie bestimmen, ob der Assistent alle Anrufe annimmt oder nur bei besetzt und außerhalb der Sprechzeiten.
Hören Sie, wie Ihr Assistent klingt.
In einem kurzen Gespräch klären wir Ihre Anrufgründe. Danach richten wir einen Demo-Assistenten mit Ihren Abläufen ein – zum Anrufen und Ausprobieren.
Demo anfragen → Rückruf vereinbaren Oder direkt anrufen+49 5341 288 4730